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Politique de confidentialité

I. Introduction

Chez Vyte, nous souhaitons vous offrir la meilleure expérience utilisateur possible tout en vous permettant de garder un contrôle sur les données que nous collectons et comment nous les utilisons. C’est pourquoi notre Politique de confidentialité (ci-après “Politique”) vise à vous informer de manière transparente sur les données personnelles vous concernant que nous collectons, stockons et utilisons vos données personnelles. Cette Politique vous informe également sur vos droits et leurs modalités d’exercice.

Vous trouverez ainsi dans la présente Politique:

  • Quelles sont les données personnelles que nous collectons et dans quelle finalité
  • Quelles informations nous partageons avec d’autres utilisateurs de la plateforme
  • Les éventuels prestataires avec lesquels nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles
  • Quels sont vos droits vis-à-vis de vos données personnelles et comment les exercer
  • Quelles sont les mesures que nous prenons afin de vous garantir une sécurité optimale

Nous espérons que cette Politique apportera toutes les informations que vous attendez sur nos engagements pour garantir votre vie privée.

Si vous n’êtes pas d’accord avec le contenu de notre Politique de confidentialité, vous êtes libres de ne pas utiliser Vyte.

Enfin, si la lecture de ces informations ne suffit pas à répondre à vos questions, n’hésitez pas à nous contacter. Pour cela, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans la section 11  (Contact).

Le traitement des données à caractère personnel est effectué pour le compte de la société :

Vyte.in SAS

279 rue de Vaugirard

75015 Paris

Sous le contrôle de M. Martin Saint-Macary

II. Droits et préférence des utilisateurs

Le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) adopté par l’Union européenne accorde aux personnes un certains nombres de droits relatifs à leur données personnelles. Ce règlement établissant un très haut standard de protection des données personnelles, ces dispositions bénéficieront à tous les utilisateurs de Vyte à compter du 25 mai 2018.

A ce titre, tout utilisateur de Vyte dispose :

  • D’un droit d’accès aux informations : vous avez le droit de savoir si quelles sont vos informations personnelles traitées par Vyte, pour quelles finalités et selon quelle base légale.
  • D’un droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir de la part de Vyte, dans les meilleurs délais, la rectification de vos informations personnelles qui seraient inexactes
  • D’un droit à l’effacement (droit à l’oubli) : vous avez le droit d’obtenir la suppression de vos données personnelles dans les meilleurs délais lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires à l’exécution du service ou en cas de retrait de votre consentement
  • D’un droit à la portabilité : vous avez le droit de demander à Vyte de vous faire parvenir une copie des données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à Vyte

Les traitements opérés par Vyte ne conduisent pas à une prise de décision automatisée (profilage) au sens de la RGPD. Si tel devait être le cas à l’avenir, les utilisateurs disposeraient alors d’un droit d’opposition leur permettant de refuser tout traitement conduisant à une prise de décision automatisée qui produirait sur vous des effets significatifs.

En outre, tout utilisateur est en droit de déposer des réclamations auprès d’une autorité de contrôle européenne, afin de contester les conditions de réalisation du traitement de données à caractère personnel.

S’agissant des traitements fondés sur votre consentement, notamment la réception d’email marketing de la part de Vyte, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement sans préjudice de l’utilisation du service, en cliquant simplement sur le lien de désinscription présent au bas de chaque email, ou selon les mêmes modalités que pour l’exercice de vos autres droits mentionnés dans cet article.

L’exercice de ces droits se fait soit par email (voir rubrique Contact), soit par simple demande à travers l’onglet de discussion accessible sur le site de Vyte.

Nous nous engageons à traiter vos demandes dans les meilleurs délais, après vérification du bien-fondé ou de l’authenticité de votre demande.

III. Modalité de collecte des informations

Vos données personnelles sont collectées par Vyte :

  1. Lorsque vous vous inscrivez au service en vous connectant avec vos identifiants Microsoft ou Google, nous collectons certaines données personnelles strictement nécessaires au service notamment votre adresse email, votre image de profil, vos noms et prénom, genre, votre fuseau horaire, votre langue de préférence, vos rendez-vous de calendriers et vos contacts.
  2. Lorsque vous utilisez le service, vous pouvez nous fournir des informations personnelles concernant : vos durées de rendez-vous préférées, les coordonnées de personnes que vous souhaitez inviter à un rendez-vous, vos préférence de lieux de rendez-vous ainsi que vos disponibilités
  3. Lorsque vous confirmez un rendez-vous : les personnes avec qui vous avez pris rendez-vous ou certaines informations seulement comme leur adresse email, les lieux, dates, horaires et durées de ces rendez-vous.
  4. Des données personnelles comme votre nom, votre adresse email et votre image de profil peuvent également nous être fournies par d’autres utilisateurs lorsqu’ils souhaitent vous inviter à prendre un rendez-vous. Si à cette occasion, vous vous inscrivez à Vyte nous pouvons être amenés à collecter les informations personnelles mentionnées aux points 1 à 3 de cet article. Si vous votez pour vos préférences sans vous inscrire au service, nous ne collectons en sus que vos disponibilités et lieux de rendez-vous. Lorsque vous êtes invités à un rendez-vous, vous conservez toujours la possibilité de donner vos préférences sans vous inscrire à Vyte. Dans ce cas, les informations personnelles vous concernant ne sont conservées que dans la mesure où elles sont nécessaires à la fourniture du service pour vos interlocuteurs et sans préjudice de vos droits évoqués à la section 2.

Par ailleurs, nous utilisons des informations agrégées et anonymes collectées par des cookies afin de tester nos systèmes informatiques, garantir la sécurité de vos informations ou vous offrir une qualité de service optimale par exemple en vous présentant le service dans votre langue d’usage. Ces informations ne constituent alors pas des informations personnelles au sens du RGPD.

IV. Informations collectées

Voici une présentation des catégories de données personnelles que nous recueillons et utilisons :

Données collectées lors de votre inscription à Vyte

Catégorie de données personnellesDescription de la catégorie
Données d’identification du titulaire du compteCe sont les données personnelles que vous nous transmettez en vous identifiant à travers les services tiers de Google et Microsoft afin de vous inscrire et d’utiliser le service Vyte. Dans ce cas, Vyte n’a jamais accès à vos mots de passe Google et Microsoft.

Si vous optez pour la création d’un compte Vyte directement, Vyte stocke de manière cryptées vos identifiants et mots de passe.

Il s’agit notamment de votre nom, prénom et adresse mail, de votre ville de résidence ainsi que de votre image de profil.

Nous ne demandons aux services tiers que les données strictement nécessaires pour créer votre compte. En vous identifiant sur ces services lors de votre inscription à Vyte, vous autorisez ces services à nous partager ces informations.

Vous avez également la possibilité de nous fournir des données personnelles supplémentaires afin de personnaliser encore davantage votre compte.

Données de calendrierIl s’agit également de données qui nous sont partagées par les services tiers. Elles comprennent vos rendez-vous passés et à venir, et lorsque ces informations sont complétées, les lieux de rendez-vous, personnes invitées et notes inscrites.
Données de préférence de rendez-vousCe sont les disponibilités que vous proposez lorsque vous organisez un évènement à plusieurs.

Données collectées lors de votre inscription à Vyte Pro

Données d’identification professionnelleLors du paramétrage de votre page Vyte Pro, vous êtes amenés à fournir certaines informations complémentaires comme le nom de votre organisation. Les informations strictement nécessaires à la fourniture du service sont clairement indiquées.
Données de préférence de rendez-vousIl s’agit des données que vous fournissez à Vyte pour faciliter la prise de rendez-vous sur votre Vyte Page. Ces données peuvent inclure la langue préférée, vos horaires de disponibilités, vos lieux de rendez-vous préférés ou encore le choix d’un pseudonyme pour votre Vyte Page.

Parmi ces données sont également compris les liens vers vos réseaux sociaux que vous avez pu paramétrer pour votre Vyte Page.

Les messages transmis à travers l’application Vyte sont également collectés selon les mêmes conditions.

Données de paiementCes données personnelles sont recueillies pour le compte de Vyte par un sous-traitant lorsque vous souscrivez à l’offre Vyte Pro. Les données recueillies sont susceptibles de varier en fonction du mode de paiement. Vyte ne dispose que d’un accès partiel à ces informations. Elles contiennent généralement :

  • Votre nom
  • Votre date de naissance
  • Les informations d’identification de votre carte de crédit telle que le type de carte, la date d’expiration ou les numéros de la carte

Données collectées lorsque vous êtes inscrits à un rendez-vous Vyte

Données de connexionCes données sont recueillies essentiellement de manière anonymes. Toutefois, pour des raison de sécurité et d’amélioration du service, nous sommes amenés à collecter des données sur vos connexions afin d’établir des statistiques pour optimiser votre expérience client.

Le recueil des informations n’étant pas anonymes étant nécessaire à garantir la sécurité du service, nous ne pouvons pas vous proposer de vous opposer au recueil et au traitement de ces données.

Données collectées lorsque vous êtes inscrits à un rendez-vous Vyte

Données d’identification sommaireLorsque vous vous inscrivez à un rendez-vous (via un lien de partage) ou que vous prenez rendez-vous sur la Page Vyte d’un utilisateur – sans vous inscrire à Vyte – nous recueillons votre nom, afin que les participants à ce RDV sachent qui vous êtes et votre adresse email, afin que vous receviez une confirmation pour ce rendez-vous, ainsi que vos disponibilités. Votre nom et votre image de profil peuvent également nous être fournis par un utilisateur du service vous ayant invité à un événement.

Selon les paramètres de la Page Vyte sur laquelle vous vous êtes inscrits, vous avez pu également fournir le nom de votre société ou votre numéro de téléphone.

Données spécifiques collectées par l’application Vyte sur iOS

Données de géolocalisationCes données sont stockées uniquement sur l’appareil utilisé pour l’accès au service, et vous devez avoir explicitement accepté de les partager avec l’appareil pour accéder au service. Ces données ne sont pas stockées sur les serveurs de Vyte. Elles permettent d’indiquer votre position sur l’application.

V. Utilisation de vos données personnelles

Lorsque vous utilisez les services de Vyte, nous procédons à différents traitements de vos données afin de vous permettre d’utiliser le service le plus simplement.

Ce tableau regroupe les différents traitements que nous pouvons appliquer à vos données.

Description de la finalité du traitementBase juridique de l’objectif du traitementCatégories de données personnelles utilisées
Enregistrer vos nouveaux rendez-vous
  • Exécution d’un contrat
  • Intérêt légitime
  • Données de calendrier
Simplifier votre prise de rendez-vous
  • Exécution d’un contrat
  • Intérêt légitime
  • Données de calendrier
Permettre la prise de rendez-vous sur votre Vyte Page
  • Execution d’un contrat
  • Consentement
  • Données d’identification
  • Données d’identification professionnelle
  • Données de calendrier
  • Données de préférence de rendez-vous
Partager vos rendez-vous avez vos invités et les inviter à voter pour leurs disponibilités
  • Exécution d’un contrat
  • Intérêts légitimes
  • Données d’identification
  • Données de calendrier
  • Données d’identification professionnelle
Communiquer auprès de vous sur le fonctionnement du service, l’implémentation de nouveautés ou vous partager nos dernières actualités
  • Consentement
  • Données d’identification

VI. Partage de vos données personnelles

Le partage de vos données personnelles dépend de la configuration que vous avez adoptée pour votre compte Vyte.

Par défaut, ce partage est limité à la visibilité des disponibilités de votre calendrier par les personnes que vous invitez à un rendez-vous ainsi que par les autres utilisateurs de Vyte qui souhaitent vous inviter à un rendez-vous ou faire une autre proposition de dates à un rendez-vous auquel vous avez été invité.

Vous pouvez choisir lesquels de vos calendriers sont visibles aux autres utilisateurs. Si vous ne souhaitez pas que vos calendriers soient disponibles, vous avez la possibilité de tous les masquer.

Dans le cadre d’un compte Vyte classique, les tiers que vous invitez à un rendez-vous ne peuvent accéder qu’à vos données d’identification sommaire, ainsi qu’à vos disponibilités de calendrier (sans pouvoir voir le contenu de votre calendrier bien sûr).

En outre, certaines de vos données personnelles peuvent être partagées avec des sous-traitants de Vyte, tous en règle avec la RGPD, à des fins d’amélioration du service. Il s’agit notamment de vos données d’identification et de vos données de connexion. Vyte s’assure en outre, que leur utilisation de vos données se limite aux traitements requis par Vyte dans le cadre de la fourniture de notre service.

Enfin, dans le cadre d’un compte Vyte Pro, vous pouvez être amenés à fournir de nouvelles informations. Ainsi, vos informations de paiement sont partagées avec nos prestataires de paiement (Stripe), ainsi qu’avec nos prestataires de facturation. Vos données d’identification professionnelle sont également partagées avec les services que nous utilisons pour communiquer avec vous comme Intercom.

Enfin, dans toutes les utilisations de Vyte hormis le simple vote sur un rendez-vous sur l’utilisation du service, vos données de calendrier sont partagées avec votre fournisseur de service de calendrier (i.e. Google et Microsoft), lequel est responsable en dernier ressort du stockage de vos rendez-vous.

VII. Conservation et suppression des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement aussi longtemps qu’elles nous sont nécessaires pour vous fournir le service Vyte ou justifiées par des fins légitimes et commerciales telles que la proposition de nouvelles offres.

Conformément à vos droits de rectification et d’effacement mentionnés à la section 2 vous pouvez nous demander de modifier, supprimer ou anonymiser vos données personnelles afin d’empêcher votre identification.

Ces dispositions s’appliquent sous réserve des contraintes légales de conservation de données personnelles notamment :

  • En cas de problème non résolu concernant votre compte comme un impayé
  • En cas d’obligation juridique, fiscale ou comptable
  • En cas d’intérêts commerciaux légitimes comme la sécurisation des comptes ou la lutte contre la fraude.

VIII. Transferts des données vers des pays tiers

Les données traitées par Vyte sont stockées en Irlande (UE) sur les serveurs de la société Amazon Web Services. Vyte est également amené à sous-traiter le traitement de vos données personnelles ou répliquer leur stockage dans des pays tiers afin de garantir la meilleure qualité de service. Dans de tels cas, vos données personnelles peuvent être amenées à une législation différente de celle de l’Union européenne, dans la mesure ou ces Etats offrent un niveau de protection jugé équivalent. Ces traitements transfrontaliers sont opérés conformément à la décision d’adéquation de la Commission européenne concernant le Privacy Shield Act US-EU

IX. Sécurité des données personnelles et notification des infractions

Nous nous engageons à mettre en oeuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au regard des risques d’accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d’altération, de perte ou encore de destruction des données personnelles vous concernant.

Parmi les différentes mesures que nous avons mis en place afin de garantir une sécurité optimale, nous avons notamment recours à des procédés de pseudonymisation et de chiffrement de certaines données stockées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires.

Nous veillons également à sélectionner parmi nos prestataires ceux qui offrent le plus de garanties et implémentent les meilleurs standards de sécurité au regard des données qu’ils sont amenés à traiter.

Vous devez toutefois être informé que le risque zéro n’existe pas. Ainsi, dans l’éventualité où nous prendrions connaissance d’un accès illégal aux données personnelles vous concernant stockées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires, ou d’un accès non autorisé ayant pour conséquence la réalisation des risques identifiés ci-dessus, nous nous engageons à :

  • Vous notifier l’incident dans les plus brefs délais ;
  • Examiner les causes de l’incident et vous en informer ;
  • Prendre les mesures nécessaires dans la limite du raisonnable afin d’amoindrir les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident

Par ailleurs, nous attirons votre attention sur le fait que vos mots de passe d’accès aux services d’authentification de Google et de Microsoft, ainsi que le mot de passe secrétaire que vous avez pu définir, protègent votre compte. Nous vous invitons donc à sélectionner avec soin un mot de passe sûr et unique, à ne pas le communiquer à qui que ce soit par quelque moyen que ce soit et à le modifier régulièrement. N’oubliez pas non plus de vous déconnecter du service lorsque des tiers sont susceptibles d’accéder à votre ordinateur.

X. Mise à jour de la politique de confidentialité

Notre Politique de confidentialité est susceptible d’évoluer afin d’accompagner l’amélioration permanente de notre service.

Si tel était le cas, nous vous en informerons de la manière la plus adaptée qu’il s’agisse de mentions sur le site internet (pop-up), d’une notification sur l’application mobile, ou par l’envoi d’un email.

Dans la mesure du possible, vous serez averti en amont de la mise en place de ces nouvelles mesures. Veillez à bien en prendre connaissance.

XI. Contact

Merci d’avoir porté attention à notre politique de confidentialité. Nos équipes restent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions. Parce qu’il nous est très important de vous permettre de nous contacter facilement, voici 3 moyens simples de le faire :

  • En utilisant l’onglet de discussion disponible sur le site Vyte
  • En nous envoyant un email à l’adresse support@vytein.com

Merci de votre confiance